La presente informativa è resa da FV Gestioni S.r.l., di seguito anche “Titolare” o “Società”, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, Regolamento generale sulla protezione dei dati personali, di seguito anche “GDPR”.
Il documento descrive le modalità con cui la Società tratta i dati personali raccolti attraverso il sito web, in fase di richiesta di informazioni, preventivo, prenotazione, registrazione, soggiorno presso le strutture FV Hotels, partecipazione a eventi, fruizione dei servizi alberghieri e turistici, rapporti amministrativi, contabili, commerciali e di assistenza alla clientela.
L’informativa è stata coordinata con l’avvenuta nomina del Data Protection Officer, figura alla quale gli interessati possono rivolgersi per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR.
Titolare del trattamento dei dati personali è FV Gestioni S.r.l., nella persona del rappresentante legale pro tempore, con sede legale in Via Tenente Nino Antelmi n. 9 – 72017 Ostuni (BR), codice fiscale 04745900755.
Per comunicazioni ordinarie, richieste relative alla gestione dei dati personali e istanze connesse all’esercizio dei diritti dell’interessato, la Società è contattabile all’indirizzo e-mail info@fvhotels.it.
FV Gestioni S.r.l. informa gli interessati di aver nominato un Data Protection Officer, di seguito anche “DPO” o “Responsabile della Protezione dei Dati”, ai sensi degli artt. 37, 38 e 39 del Regolamento UE 2016/679.
Il DPO svolge funzioni di informazione, consulenza, supporto e sorveglianza in materia di protezione dei dati personali; opera in posizione di autonomia e indipendenza rispetto al Titolare del trattamento; costituisce punto di contatto per gli interessati e per l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Gli interessati possono contattare il DPO scrivendo all’indirizzo e-mail info@fvhotels.it e indicando nell’oggetto della comunicazione “Alla cortese attenzione del DPO”.
Il DPO può essere contattato per ottenere chiarimenti sulle modalità con cui FV Gestioni S.r.l. tratta i dati personali di utenti, clienti, ospiti, visitatori, partecipanti a eventi, fornitori, candidati e altri interessati.
Il DPO può essere contattato per ricevere informazioni sulle finalità del trattamento, sulle basi giuridiche utilizzate, sui tempi di conservazione dei dati personali e sulle categorie di destinatari ai quali i dati possono essere comunicati.
Il DPO può essere contattato per l’esercizio dei diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati e revoca del consenso nei casi in cui il trattamento si fondi sul consenso.
Il DPO può essere contattato per chiedere chiarimenti sul trattamento di categorie particolari di dati personali, quali dati relativi alla salute, esigenze alimentari, disabilità, allergie, intolleranze o altre informazioni comunicate dall’interessato per consentire una corretta fruizione dei servizi alberghieri e turistici.
Il DPO può essere contattato per richieste relative al trattamento di immagini, riprese video e dati raccolti mediante sistemi di videosorveglianza o in occasione di eventi, manifestazioni, attività promozionali e iniziative organizzate presso le strutture FV Hotels.
Il DPO può essere contattato per richiedere informazioni sui trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali e sulle garanzie adottate dal Titolare, comprese le eventuali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard applicabili.
Il DPO può essere contattato per segnalare criticità, anomalie, sospette violazioni, richieste non correttamente evase o eventuali dubbi sulla liceità, correttezza, trasparenza, sicurezza e proporzionalità dei trattamenti effettuati dalla Società.
Il DPO può inoltre fornire indicazioni sulle modalità di presentazione di un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, fermo restando il diritto dell’interessato di rivolgersi direttamente alla medesima Autorità.
La Società si avvale di soggetti terzi che svolgono per suo conto attività che possono comportare il trattamento di dati personali. Tali soggetti, quando trattano dati personali per conto della Società, sono designati quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR mediante specifico atto o contratto.
I dati personali possono inoltre essere trattati da personale interno, collaboratori e altri soggetti autorizzati ai sensi dell’art. 29 GDPR, nel rispetto delle istruzioni ricevute dal Titolare e nei limiti delle mansioni assegnate.
La Società tratta dati personali raccolti in fase di richiesta di informazioni, preventivo, prenotazione, registrazione, permanenza presso le strutture FV Hotels, gestione del soggiorno, partecipazione o organizzazione di eventi, utilizzo del sito web e fruizione dei servizi di volta in volta richiesti.
Possono essere trattati dati comuni, quali nome, cognome, indirizzo, recapito telefonico, indirizzo e-mail, dati anagrafici, dati fiscali, dati relativi a documenti di identità, dati di pagamento, dati relativi alla prenotazione, al soggiorno e alle preferenze espresse dall’interessato.
Nei casi strettamente necessari e previo idoneo presupposto giuridico, possono essere trattati anche dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, quali dati relativi alla salute, allergie, intolleranze alimentari, disabilità, esigenze di assistenza, informazioni necessarie a garantire una corretta erogazione del servizio richiesto o la partecipazione a eventi e attività.
La Società può trattare immagini, riprese video e dati relativi alla presenza presso le strutture, anche mediante sistemi di videosorveglianza, nei limiti delle finalità di sicurezza e tutela del patrimonio aziendale, nonché, previo consenso ove necessario, per finalità informative, promozionali o di documentazione di eventi.
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito web acquisiscono, nel normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
Rientrano in questa categoria gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dagli utenti, gli indirizzi in notazione URI delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico dello stato della risposta e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.
Tali dati sono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito, controllarne il corretto funzionamento e accertare eventuali responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.
Il sito può utilizzare cookie tecnici, cookie di sessione, cookie persistenti e, ove attivati, cookie o strumenti equivalenti per finalità statistiche, funzionali, di profilazione o marketing, secondo quanto indicato nella cookie policy e nel relativo banner di gestione preferenze.
L’utente può gestire le preferenze relative ai cookie attraverso gli strumenti messi a disposizione dal sito e attraverso le impostazioni del proprio browser. L’eventuale rifiuto di cookie non tecnici non pregiudica la navigazione ordinaria del sito, salvo le funzionalità che richiedano specifici strumenti di tracciamento.
Nell’utilizzo di particolari servizi potrebbe verificarsi il trattamento di dati personali riferiti a terzi, comunicati dall’utente, ad esempio in caso di prenotazioni per più ospiti, richieste relative a familiari, accompagnatori, minori o partecipanti a eventi.
In tali ipotesi l’utente garantisce di avere titolo per comunicare tali dati e di aver informato i terzi interessati, assumendosi ogni responsabilità connessa alla comunicazione di dati personali di soggetti terzi in violazione della normativa applicabile.
| Finalità | Categorie di dati | Base giuridica | Conferimento e note |
|---|---|---|---|
| Gestione di richieste di informazioni, preventivi e contatti tramite sito, telefono, e-mail o altri canali. | Dati identificativi e di contatto; contenuto della richiesta; eventuali preferenze comunicate. | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; art. 6, par. 1, lett. a) ove il trattamento richieda consenso specifico. | Il conferimento è necessario per ricevere riscontro o preventivo. Il mancato conferimento impedisce la gestione della richiesta. |
| Gestione di prenotazioni, registrazione, soggiorno e servizi alberghieri, turistici, ricettivi, ristorativi e accessori. | Dati anagrafici, identificativi, fiscali, di contatto, documentali, di pagamento, dati relativi alla prenotazione e al soggiorno. | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; art. 6, par. 1, lett. c) per obblighi di legge. | Il conferimento è necessario per instaurare ed eseguire il rapporto contrattuale e per adempiere agli obblighi normativi applicabili. |
| Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali, obblighi di comunicazione alle autorità e registrazione delle persone alloggiate. | Dati identificativi, documentali, fiscali, contabili e relativi al soggiorno. | Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR. | Il conferimento è obbligatorio nei casi previsti dalla legge. Il mancato conferimento impedisce la fruizione del servizio quando la norma impone l’identificazione. |
| Gestione di pagamenti, fatturazione, rimborsi, cauzioni, recupero crediti, contenzioso e tutela dei diritti della Società. | Dati identificativi, fiscali, contabili, bancari, contrattuali e dati relativi a comunicazioni e contestazioni. | Art. 6, par. 1, lett. b), c) e f) GDPR. | Il trattamento è necessario per adempiere al contratto, alla legge e per tutelare diritti e interessi legittimi della Società. |
| Gestione di categorie particolari di dati necessarie alla corretta erogazione del servizio, quali allergie, intolleranze, disabilità, esigenze sanitarie o alimentari. | Dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR. | Art. 9, par. 2, lett. a) GDPR, previo consenso esplicito; ulteriori basi applicabili nei casi previsti dalla legge. | Il conferimento è facoltativo, ma può essere necessario per consentire alla Società di predisporre servizi adeguati alle esigenze comunicate. |
| Videosorveglianza e sicurezza delle strutture, tutela del patrimonio aziendale, prevenzione e accertamento di illeciti. | Immagini, riprese video, dati relativi alla presenza presso le aree videosorvegliate. | Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. | Il trattamento è limitato alle aree segnalate e alle finalità di sicurezza, nel rispetto dei tempi di conservazione applicabili. |
| Gestione di eventi, meeting, manifestazioni, attività promozionali e comunicazione istituzionale o commerciale. | Dati identificativi, di contatto, immagini, video, dati relativi alla partecipazione. | Art. 6, par. 1, lett. b), f) e, ove necessario, a) GDPR. | Per la diffusione di immagini o contenuti identificativi per finalità promozionali è richiesto il consenso quando previsto dalla normativa applicabile. |
| Invio di comunicazioni promozionali, newsletter, offerte personalizzate, marketing diretto e aggiornamenti commerciali. | Dati di contatto, preferenze, dati relativi a richieste e interessi manifestati. | Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR; art. 6, par. 1, lett. f) nei limiti consentiti per comunicazioni a clienti già acquisiti. | Il consenso è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento. Il mancato consenso non pregiudica i servizi principali. |
| Funzionamento del sito web, sicurezza informatica, statistiche tecniche, gestione cookie e strumenti di tracciamento. | Dati di navigazione, identificativi online, cookie, log tecnici, preferenze espresse. | Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR per sicurezza e funzionalità tecniche; art. 6, par. 1, lett. a) per cookie non tecnici ove richiesto. | Il conferimento di dati tecnici è necessario per la navigazione; i cookie non tecnici sono facoltativi. |
| Gestione candidature e selezione del personale attraverso eventuali canali “lavora con noi” o analoghi. | Dati identificativi, di contatto, curriculari, professionali e dati eventualmente contenuti nel CV. | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; art. 6, par. 1, lett. c) ove applicabile. | Il conferimento è necessario per valutare la candidatura. Si raccomanda di non inserire nel CV dati non pertinenti o eccedenti. |
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con modalità idonee a garantire sicurezza, riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei dati personali.
La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui procedure di autorizzazione, istruzioni agli incaricati, sistemi di protezione informatica, gestione delle credenziali, backup, limitazione degli accessi e ulteriori misure proporzionate alla natura dei dati trattati.
I dati personali potranno essere comunicati, nei limiti necessari al perseguimento delle finalità sopra indicate, a consulenti e professionisti che prestano assistenza in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria e informatica; società controllanti, controllate o collegate per finalità amministrativo-contabili; istituti di credito, compagnie e broker assicurativi; fornitori di servizi alberghieri, turistici, gestionali, informatici, di prenotazione, pagamento, comunicazione e marketing; soggetti pubblici, enti o autorità a cui la comunicazione sia obbligatoria per legge, regolamento o ordine dell’autorità.
I soggetti che trattano dati personali per conto della Società sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. I dati personali non sono oggetto di diffusione, salvo i casi in cui la diffusione sia fondata su specifico consenso dell’interessato, su obbligo di legge o su altra idonea base giuridica.
Alcuni dati personali potranno essere trattati da destinatari o fornitori che si trovano al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare in relazione all’utilizzo di piattaforme informatiche, servizi cloud, strumenti di comunicazione, marketing, gestione prenotazioni, pagamento o analisi statistiche.
In tali casi, la Società assicura che il trasferimento avvenga nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altre garanzie appropriate previste dalla normativa applicabile.
I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione.
I dati trattati per finalità contrattuali, amministrative, contabili e fiscali sono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile e, di norma, per dieci anni dalla conclusione del rapporto o dall’ultimo documento fiscalmente rilevante, salvo eventuali ulteriori termini necessari per la tutela dei diritti della Società.
I dati trattati sulla base del consenso per finalità di marketing sono conservati fino alla revoca del consenso e, comunque, per un periodo proporzionato alle finalità perseguite e alle politiche interne della Società.
I dati appartenenti a categorie particolari sono conservati per il tempo strettamente necessario all’erogazione del servizio richiesto o per il diverso termine imposto da obblighi di legge o da esigenze di tutela dei diritti.
Le immagini raccolte mediante sistemi di videosorveglianza sono conservate per il periodo indicato nella specifica informativa o segnaletica, salvo esigenze di ulteriore conservazione connesse ad accertamenti, richieste dell’autorità o tutela dei diritti.
I dati di navigazione sono conservati per il tempo strettamente necessario al funzionamento del sito, alla sicurezza informatica e all’accertamento di eventuali responsabilità in caso di illeciti informatici.
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i diritti di cui agli artt. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679.
In particolare, l’interessato ha diritto di chiedere l’accesso ai dati personali che lo riguardano, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, la portabilità dei dati nei casi previsti dall’art. 20 GDPR, l’opposizione al trattamento nei casi previsti dall’art. 21 GDPR e la revoca del consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate per iscritto a FV Gestioni S.r.l., con sede legale in Via Tenente Nino Antelmi n. 9 – 72017 Ostuni (BR), oppure all’indirizzo e-mail info@fvhotels.it. Per le questioni relative alla protezione dei dati personali è possibile rivolgersi anche al DPO, utilizzando il medesimo indirizzo e-mail e indicando nell’oggetto “Alla cortese attenzione del DPO”.
Qualora ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione della normativa vigente, l’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR, oppure di adire le competenti sedi giudiziarie.
La presente informativa può essere aggiornata o modificata in ragione di variazioni normative, organizzative, tecniche o operative. La versione aggiornata sarà resa disponibile mediante pubblicazione sul sito web della Società o attraverso gli ulteriori canali informativi ritenuti idonei.
Data ultimo aggiornamento: giugno 2026.
Titolare del trattamento: FV Gestioni S.r.l., Via Tenente Nino Antelmi n. 9 – 72017 Ostuni (BR), codice fiscale 04745900755.
E-mail per richieste privacy e contatto DPO: info@fvhotels.it.
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